Was, wo, wie, bis wann? Wenn es um die Aufbewahrung von Dokumenten geht, stellen sich viele Fragen. Lesen Sie hier Tipps zu Aufbewahrungsfristen, Entsorgung, Speicherformen und Ablagesystemen.
Betriebskostenabrechnungen, Versicherungsnachweise und Kaufbelege – für die jährlich winkende Steuererklärung sammeln sich Monat für Monat Belege an. Damit immer alles am richtigen Platz ist und nichts verloren geht, geben Experten Tipps für die richtige Ablage von Dokumenten aller Art.
AUFBEWAHRUNG MIT SYSTEM
Jeder Mensch ist einzigartig – und deswegen gibt es kein optimales Ordnungssystem für alle. Jeder und jede ist anders strukturiert und muss daher genau das Ablagesystem wählen, das individuell am besten passt. Das muss man ausprobieren, eine Zeit lang testen und dann – wenn es funktioniert – konsequent befolgen. Wichtig ist, dass sich im Notfall auch andere Personen schnell zurechtfinden. Daher empfiehlt sich, alle wichtigen Dokumente wie z. B. Versicherungspolicen, Vollmachten und Unterlagen zu Bankkonten in einem Ordner zu lagern und Familienmitglieder darüber in Kenntnis zu setzen. Wer zusätzlich auf Nummer sicher gehen will, kann als Alternative zum heimischen Büro ein Bankschließfach anmieten und dort alle relevanten Dokumente sicher verwahren. Neben der richtigen Aufbewahrung hält der Direktversicherer noch einen zusätzlichen Tipp bereit: Für die Hausratsversicherung sollten Wertgegenstände wie Schmuck und teure Geräte immer direkt nach Anschaffung mit Fotos dokumentiert werden.
PAPIER ODER DIGITAL?
Oft liegen Dokumente nur in einer Form vor, z. B. die Geburtsurkunde oder das Abschlusszeugnis in Papierform. Bei solch wichtigen Dokumenten empfiehlt sich die doppelte Ablage – digital und in Papierform. Digitale Dokumente sollten jedoch nicht nur lokal auf dem eigenen Computer vorliegen, sondern doppelt gesichert werden, beispielsweise auf einer externen Festplatte. Aber Vorsicht: Externe Festplatten können empfindlich sein und kaputtgehen. Alternative Möglichkeiten einer dauerhaften Speicherung bieten auch Cloud-Lösungen, die allerdings den strengen Datenschutzregelungen in Deutschland entsprechen sollten.
AUFBEWAHRUNGSFRISTEN UND RICHTIGE ENTSORGUNG
Grundsätzlich gelten für Privatpersonen keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente. Eine Ausnahme, bei der eine offizielle Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren gilt, sind Handwerkerrechnungen, um nachweisen zu können, dass keine Schwarzarbeit geleistet wurde. Um jedoch Ansprüche jeglicher Art geltend machen zu können, empfiehlt es sich, die folgend genannten Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Sofern eine Aufbewahrung der Dokumente nicht mehr notwendig ist, sollten darauf enthaltene sensible Daten dringend unkenntlich gemacht werden bevor sie im Altpapier landen. Noch ratsamer ist es, das komplette Dokument zu schreddern.
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