Beim Grundbuch handelt es sich um ein öffentliches Register der im Grundbuchbezirk gelegenen Grundstücke und den mit ihnen verbundenen Rechten (Bestandsverzeichnis). Es dient der Dokumentation der Eigentumsverhältnisse (Abteilung I), der auf den Grundstücken ruhenden Lasten und Beschränkungen (Abteilung II) und der auf ihnen ruhenden Grundpfandrechte (Abteilung III). Für jedes “Grundstück” im Sinne des Grundbuchrechts wird ein Grundbuchblatt angelegt, das sich in die oben beschriebenen Abteilungen gliedert (Grundbuch organisiert als Realfolium). Es kann aber auch für einen Eigentümer, der über mehrere Grundstücke verfügt, ein Grundbuchblatt angelegt werden (ein sogenanntes Personalfolium), solange die Übersichtlichkeit nicht darunter leidet. Nicht alle Grundstücke sind “buchungspflichtig”. Zu den buchungsfreien Grundstücken zählen Grundstücke der Gebietskörperschaften (Bund, Länder, Gemeinden) sowie Grundstücke der Kirchen und Klöster. Ferner sind Grundstücke, die im Hinblick auf andere Grundstücke nur eine dienende Funktion haben, z. B. Wege, die von Eigentümern mehrerer Grundstücke benutzt werden, nicht buchungspflichtig.
Abteilung I kann unrichtig werden, wenn der eingetragene Eigentümer stirbt. Der Erbe muss dann die Grundbuchberichtigung beantragen. Das Bestandsverzeichnis enthält die Grundstücksdaten des Liegenschaftskatasters, wobei häufig Flurstücke unter jeweils einer eigenen Nummer geführt werden. Durch “Zuschreibung” können aber unter einer laufenden Nummer zwei oder mehrere Flurstücke geführt werden. Änderungen ergeben sich aber auch durch Zuschreibung aus anderen Grundbüchern und Abschreibung in andere Grundbücher. Darüber hinaus können “subjektiv dingliche” Rechte des jeweiligen Eigentümers eingetragen werden, z. B. das Wegerecht an einem anderen Grundstück. Ebenso werden hier Miteigentumsanteile an einem anderen Grundstück eingetragen (z. B. an gemeinsamen Zuwegen in einer Reihenhaussiedlung), das in der Regel im Grundbuch nicht erfasst ist, weil es nicht zu den buchungspflichtigen Grundstücken gehört.
Zu den in Abteilung II des Grundbuchs eintragbaren Lasten zählen Grunddienstbarkeiten, beschränkte persönliche Dienstbarkeiten, Nießbrauch, Reallasten und das Erbbaurecht. Beschränkungen sind solche, die das Verfügungsrecht des Eigentümers beschränken – etwa bei Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Eigentümers. Eine Reihe von eintragungsfähigen Vermerken können ebenfalls auf Beschränkungen hinweisen, etwa der Umlegungs- und der Sanierungsvermerk.
Grundpfandrechte, die in Abt. III eingetragen werden, beziehen sich auf Grundschulden, Hypotheken und Rentenschulden. Hypotheken kommen nur noch selten vor, Rentenschulden fast gar nicht. Sofern ein Grundstück “auf Rentenbasis” verkauft wird, dient als Absicherungsmittel nicht die “Rentenschuld”, sondern die Reallast.
Neben dem Grundbuch für Grundstücke gibt es das Erbbaugrundbuch, das Wohnungs- und Teileigentumsgrundbuch sowie das Wohnungserbbaugrundbuch (bzw. Teileigentumserbbaugrundbuch) und das Berggrundbuch, das dem Nachweis des Bergwerkeigentums dient (einem Recht des Aufsuchens und der Gewinnung von Bodenschätzen). Erbbau- und Berggrundbücher sind Grundbücher für grundstücksgleiche Rechte. Alle Grundbucharten haben die gleiche Einteilungsstruktur. Im Bestandsverzeichnis des Erbbaugrundbuchs ist anstelle des Grundstücks das Erbbaurecht, beim Wohnungsgrundbuch / Teileigentumsgrundbuch der Miteigentumsanteil am gemeinschaftlichen Eigentum, das Grundstück und das dazugehörende Sondereigentumsrecht und dessen Beschränkungen durch die anderen Wohnungsgrundbücher eingetragen.
In der ehemaligen DDR gab es ein sogenanntes Gebäudegrundbuch. In dieses wurde ein vom Eigentum am Grundstück unabhängiges Gebäudeeigentum eingetragen, wenn das Gebäude aufgrund dinglicher Nutzungsrechte errichtet oder als Volkseigentum auf fremdem Grund gebaut worden war. Das Institut des Gebäudeeigentums ähnelt dem Erbbaurecht. Das Gebäudegrundbuch wird heute nach den Vorschriften der Grundbuchordnung fortgeführt.
Einsicht in das Grundbuch kann jeder nehmen, der ein berechtigtes Interesse darlegt (auch der Makler, der einen schriftlichen Makler-Verkaufsauftrag vorlegen kann). Das Einsichtsrecht bezieht sich auch auf die Grundakten, in denen die Dokumente enthalten sind, die zu den Eintragungen im Grundbuch gehören (z. B. notarieller Kaufvertrag).
Die Informationsquelle zu den Eintragungen im Grundbuch befindet sich in den Grundakten. Sie enthält die Urkunden, die zu Grundbucheintragungen und Löschungen geführt haben. Wichtiger Bestandteil der Grundakte ist das Handblatt, dessen Inhalt mit dem Grundbuchinhalt genau übereinstimmt. Rechtsgrundlage ist § 24 Absatz 4 der Grundbuchverfügung (GBV). Wer das Grundbuch einsehen soll, etwa der Notar, bevor er einen Kaufvertrag beurkundet, genügt seiner Pflicht, wenn er die Handakte einsieht. Die Grundakte samt Handblatt werden in der Regel jedem Einsicht-berechtigen vorgelegt. Der Einsichtberechtigte kann sich darauf verlassen, dass der Inhalt des Handblatts mit dem Grundbuch identisch ist. Er hat also keine Nachprüfungspflicht. Der öffentliche Glaube des Grundbuchs bezieht sich jedoch nicht auf das Handblatt, sondern nur auf das Grundbuch selbst. Bei etwaigen Abweichungen zwischen Grundbuch und Handblatt, z.B. durch Bearbeitungsverzögerungen, gilt die Eintragung im Grundbuch.
Nach § 126 der Grundbuchordnung können die Landesregierungen bestimmen, ob und in welchem Umfang ein maschinelles Grundbuch eingeführt wird. Das maschinelle bzw. elektronische Grundbuch wird in immer mehr Gemeinden eingesetzt. Es tritt an die Stelle des bisherigen Grundbuches. Auf die Führung eines Handblatts wird in diesem Fall verzichtet. Gerichte, Behörden, Notare, öffentlich bestellte Vermessungsingenieure und an dem Grundstück dinglich berechtigte Kreditinstitute können über ein automatisiertes Abrufverfahren online Zugriff auf die Grundbucheinträge nehmen und sich selbst Ausdrucke anfertigen. Bürger mit berechtigtem Interesse, die im Einzelfall einen Grundbuchauszug benötigen, können dies nach wie vor gegen eine Gebühr beim Grundbuchamt individuell beantragen. Sie können dann den entsprechenden Ausdruck zugesandt bekommen oder persönlich abholen.
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